§ График отпусков. Составить и утвердить график отпусков на будущий год нужно не позднее, чем за две недели до его начала (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). За опоздание компании грозит штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
o Разработать бланк графика можно самостоятельно. Большинство организаций дорабатывают унифицированную форму № Т-7. Добавляют к ней необходимые реквизиты и убирают ненужные.
o С документом необходимо ознакомить под подпись всех сотрудников. Ведь он обязателен как для работодателя, так и для работников. Безусловно, не все сотрудники уходят отдыхать в точности, как запланировано. Кто-то переносит или откладывает отпуск, некоторые сотрудники увольняются. Кроме того, во время отпуска сотрудник может заболеть, тогда отдых нужно обязательно продлить. Все эти события нужно отразить в графике, чтобы он был достоверным. За ошибки и несостыковки в документе инспекторы могут оштрафовать.
§ Трудовые книжки. Каждая компания должна вести два обязательных документа по учету трудовых книжек, которые перечислены в пункте 40 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
o Первый – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Форму этой книги можно найти в приложении № 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.
o Второй обязательный документ – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение № 3 к постановлению Минтруда России № 69). Здесь компания учитывает выданные работникам и полученные обратно трудовые книжки.
Важно не просто иметь книги, но еще и правильно их оформлять. Все листы надо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя, прошить и скрепить печатью (п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
§ Трудовые договора. Конкретную сумму оклада сотрудника обязательно нужно прописать в трудовом договоре. Например, так: «За выполнение трудовых обязанностей работнику устанавливается должностной оклад в размере 40 000 (сорок тысяч) руб. в месяц». Ссылаться на документ, в котором есть информация об окладе, например на штатное расписание, нельзя (письмо Роструда от 19 марта 2012 г. № 395-6-1).
§ Что касается премий и других стимулирующих выплат, то в трудовом договоре не обязательно указывать их суммы. Достаточно сделать привязку к положению о премировании. Когда в договоре есть ссылка на положение о премировании или на другой локальный акт, с ним надо обязательно ознакомить сотрудника под подпись. Об этом часто забывают!
§ Должности сотрудника в штатном расписании и трудовом договоре должны совпадать (ст. 57 ТК РФ, письмо Роструда от 21 января 2014 г. № ПГ/ 13229-6-1). Это жесткое требование. Работника нельзя устроить на ту позицию, которой нет в штатном расписании.
|